Dokumente, die du bei der Auswanderung nach Spanien mitnehmen solltest (und die du später nicht mehr bekommen wirst)
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Wichtige Korrektur: Kuba ist kein Vertragsstaat des Haager Übereinkommens von 1961. Laut der offiziellen Statustabelle der HCCH erscheint Kuba nicht als Vertragspartei des Apostille-Übereinkommens. Das bedeutet, dass kein kubanisches Dokument apostilliert wird: Es wird konsularisch legalisiert. Venezuela hingegen ist seit dem 16. März 1999 Vertragspartei des Übereinkommens, sodass dort die reguläre Apostille funktioniert. Falls Sie sich auf die Angabe verlassen haben, dass "eine Apostille aus Kuba 4 Monate dauert", vergessen Sie das: In Kuba gibt es keine Apostille zu beantragen, sondern eine Legalisierung, und der Ablauf ist anders und länger.
Es gibt einen Fehler, den fast jeder bei der Auswanderung nach Spanien macht: Man reist mit digitalen Kopien oder Fotokopien ab, obwohl man beglaubigte Originale mit Apostille (oder Legalisierung, je nach Land) benötigt. Bemerkt wird das an dem Tag, an dem man seinen Titel anerkennen lassen, den Führerschein umschreiben oder einen Mietvertrag unterzeichnen möchte. Und genau dort beginnt das Problem.
Von Spanien aus kann die Beschaffung eines amtlichen Dokuments aus Ihrem Heimatland zwischen 2 und 6 Monaten dauern. Manchmal sogar länger. Und es entstehen Kosten für Vermittlungsagenturen, Eilversand und Gebühren, die niemand vorher erwähnt hat. Dieser Leitfaden ist die Liste, die Ihnen jemand hoffentlich gegeben hätte, bevor Sie die Koffer gepackt haben.
Der teuerste Fehler, den Sie machen können
Ohne apostillierte oder legalisierte Dokumente abzureisen, in der Annahme, "das erledige ich schon von dort aus". In Ländern mit einem zügigen Apostille-Verfahren (der Großteil Lateinamerikas) kann der Vorgang aus der Ferne 6 Wochen bis 3 Monate dauern und Kosten für Vermittlungsagenturen und Versand verursachen, die 150–200€ übersteigen können. In Ländern ohne Apostille, in denen eine konsularische Legalisierung erforderlich ist – wie in Kuba –, benötigen Sie eine physische Anwesenheit oder einen Bevollmächtigten, und die Fristen verlängern sich, weil zwei Behörden nacheinander eingebunden werden: das Außenministerium des Herkunftslandes und anschließend das spanische Konsulat.
Was Ihnen niemand sagt: Spanien akzeptiert für die meisten Einwanderungsverfahren keine Fotokopien. Benötigt wird das Original oder eine beglaubigte Kopie, mit Apostille oder diplomatischer Legalisierung. Ohne das ist keine Antragstellung möglich.
Apostille oder konsularische Legalisierung: Das ist nicht dasselbe
Das ist das Erste, was Sie über Ihr Land herausfinden müssen, bevor Sie irgendetwas anderes tun: Wenn Ihr Land das Haager Übereinkommen von 1961 unterzeichnet hat, werden Ihre Dokumente apostilliert (ein einziger Stempel, ein einziges Verfahren). Hat es das nicht getan – oder wendet es das Übereinkommen nicht mehr an, wie im Fall Kubas –, benötigen Ihre Dokumente eine konsularische Legalisierung: Zunächst werden sie vom zuständigen Ministerium Ihres Landes beglaubigt, und anschließend beglaubigt das zuständige spanische Konsulat sie erneut. Es handelt sich um ein Verfahren mit mehr Schritten, mehr Terminen und in der Regel mehr Zeitaufwand.
| Apostille | Konsularische Legalisierung | |
|---|---|---|
| Wann gilt sie? | Unterzeichnerstaat des Haager Übereinkommens von 1961 | Nicht-Unterzeichnerstaat (z. B. Kuba) oder Übereinkommen nicht anwendbar |
| Schritte | Ein Stempel der zuständigen Behörde des ausstellenden Landes | Beglaubigung durch das Ministerium des Herkunftslandes + Legalisierung im spanischen Konsulat |
| Wo wird sie beantragt? | In Ihrem Land, vor der Reise (oder durch einen Bevollmächtigten) | In Ihrem Land und anschließend im zuständigen spanischen Konsulat |
| Ungefähre Dauer | Wochen bis wenige Monate, je nach Land | Monate, aufgrund der doppelten behördlichen Beteiligung |
Der Fall Kubas verdeutlicht dies gut: Die Seite der konsularischen Dienste des Generalkonsulats von Spanien in Havanna bestätigt, dass kubanische Dokumente legalisiert und nicht apostilliert werden. Steht Ihr Land nicht auf der Liste der HCCH, gehen Sie davon aus, dass Sie diesen längeren Weg gehen müssen, und vereinbaren Sie den Konsulartermin mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf.
Prüfen Sie vor Ihrer Abreise Ihren konkreten Fall: Schauen Sie in der offiziellen Liste der Unterzeichnerstaaten der HCCH nach dem Namen Ihres Landes. Verlassen Sie sich nicht auf Listen Dritter oder auf Angaben von Vermittlungsagenturen: Die offizielle Quelle ist diese Tabelle.
Die Dokumente, die Sie unbedingt mitnehmen müssen
1. Geburtsurkunde im Original, apostilliert oder legalisiert. Dies ist das am häufigsten verlangte Dokument und dasjenige, das die meisten Menschen nicht im Original mitbringen. Sie benötigen es für die Familienzusammenführung, die spanische Staatsangehörigkeit, die Eintragung ins Zivilregister und konsularische Verfahren. Es muss sich um die ausführliche Version handeln (mit Angaben zu den Eltern), aktuell und mit dem entsprechenden Stempel versehen. Nehmen Sie mindestens zwei Originale mit: Bei manchen Verfahren wird das Dokument einbehalten und nicht zurückgegeben.
2. Universitäts- oder Berufsausbildungsabschlüsse im Original. Für die Anerkennung eines Abschlusses in Spanien zahlen Sie eine Gebühr von 166,50€ (Formular 790, Code 107) gemäß dem spanischen Hochschulministerium. Die gesetzliche Bearbeitungsfrist beträgt 6 Monate, verlängert sich in der Praxis jedoch häufig erheblich, insbesondere bei reglementierten Gesundheitsberufen. Um das Verfahren zu eröffnen, benötigen Sie das apostillierte oder legalisierte Originalzeugnis von Anfang an: Ohne dieses wird der Antrag nicht einmal zur Bearbeitung angenommen.
3. Führungszeugnis aus Ihrem Heimatland. Es wird für die meisten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse verlangt und ist nur für eine begrenzte Zeit ab Ausstellung gültig. Beantragen Sie es daher nicht zu weit im Voraus vor Ihrer Reise.
4. Heirats- oder Scheidungsurkunde, falls zutreffend. Sie benötigen diese für die gemeinsame Meldebescheinigung, die Familienzusammenführung oder jedes Verfahren, bei dem Ihr Familienstand relevant ist.
5. Krankengeschichte und Impfausweis. Dies ist kein Einwanderungsverfahren, erspart Ihnen jedoch die Wiederholung von Untersuchungen und erleichtert Ihre Anmeldung im Gesundheitssystem oder bei einer privaten Krankenversicherung, falls Sie noch keinen Zugang zur öffentlichen Gesundheitsversorgung haben.
6. Führerschein im Original, mit Übersetzung. Sie können eine begrenzte Zeit mit dem Führerschein Ihres Heimatlandes weiterfahren, benötigen für den Umtausch jedoch das Original und in vielen Fällen eine beeidigte Übersetzung. Ein Duplikat aus Spanien aus der Ferne zu beantragen, verlängert den Prozess um Monate.
Beeidigte Übersetzung: Ein Dokument zu apostillieren oder zu legalisieren, genügt nicht, wenn es nicht auf Spanisch vorliegt. Für die meisten Verfahren benötigen Sie zusätzlich eine beeidigte Übersetzung durch einen zugelassenen Übersetzer. Sie können diese in Ihrem Heimatland oder bereits in Spanien beantragen; prüfen Sie das Verzeichnis der vom spanischen Außenministerium anerkannten vereidigten Übersetzer und Dolmetscher.
Ihr nächster Schritt
Bevor Sie den Koffer schließen, rufen Sie die offizielle Tabelle der HCCH auf und prüfen Sie, ob Ihr Land zu den Unterzeichnerstaaten des Haager Übereinkommens gehört. Ist dies der Fall, vereinbaren Sie vor der Reise einen Termin zur Apostillierung der Geburtsurkunde, der Abschlusszeugnisse und des Führungszeugnisses. Ist dies nicht der Fall – wie bei Kuba –, reservieren Sie mit mehreren Wochen Vorlauf einen Termin zur konsularischen Legalisierung, da das Verfahren zunächst über Ihr Ministerium und anschließend über das spanische Konsulat läuft. In beiden Fällen sollten Sie Ihr Heimatland mit mindestens zwei Originalen jedes Dokuments verlassen: Das ist der Unterschied zwischen einem Verfahren, das Sie in Spanien in wenigen Wochen abschließen, und monatelangem Warten auf ein Papier, das Sie persönlich nicht mehr beantragen können.